作为第13届湖南美博会最后一天的下午，看着场馆里原本熙熙攘攘的人群逐渐散去，你是否心想几天下来，该收的名片收满了，该发的资料也发完了，大家每天都是站着招呼观众、接洽客户，总算是不辱使命，心里不禁松了一口气。但你可别忘了，还有一个最简单但也很重要的环节——撤展需要去完成，如果不憋足这最后一口气，做不好也会让企业的参展前功尽弃。
在很多展商眼里，怎么安排撤展是物流服务公司、组展商以及场馆的事情，并不需要参展人员介入。话虽这么说，但撤展时人多手杂，局面混乱，如果展商不做好与物流服务方的协调，往往容易出“岔子”。那展商应如何做呢？
1、拟定完备计划，提升撤展效率
通常情况下：撤展所需的时间大概相当于布展的一半。而这里所说的撤展也就不仅仅指拆除展台，它还包括将展商带来的所有展品重新打包和运离展馆的全过程。因此要有效提高撤展的速度，就必须预先对整个拆除、装箱、运离的行动做全面规划。此外对于大公司来说，应该与服务好的搭建服务公司建立长期合作关系，将参加各类展会的全部搭建、物流事宜都交由其打理，这样就可以有效地提高参展效率。
而对于大件展品，在运离时更是要早做筹划，否则会非常麻烦。因为届时馆内几十家参展商的几百件展品都要一起“夺门而出”，不可避免的要造成场馆大门处交通拥堵，人为延长撤展耗时。另外，进场的货车如果不熟悉场馆内路线，也会造成不必要的延误。因此在进馆布展时，参展商最好带着物流服务公司的人熟悉一下场馆环境，制订出最佳撤展路线，并与之商定交接的准确时间和地点。如果需要借用场馆方面的车辆设备来帮助装卸，则不妨提前和场馆相关人员打些招呼，以免到时候僧多粥少，一时半会儿调剂不过来。
严丝合缝闭展台，防贼防盗防意外。要在展览结束前就开始对展台进行封闭，用胶带横竖斜的把展位入口封起来，对外贴张告示，防止闲杂人等入内。而展台的封闭也有全封与半封的区别，如果公司规模较小，参展人员有限，最好实施全封闭，以便全力做好撤展准备；但如果公司规模较大，就可以采取半封闭，即只封闭产品展示区的方法，可以利用最后的展览时间继续接洽客户。
此外，在向物流公司交付展位时，最好能提供一份装箱操作图，如此使服务商能依样画葫芦，大大提高装箱的速度和展品的完整性。这里要说明的是，对于易碎展品的装箱工作还是由本单位员工负责较好。如果实在需要物流公司帮忙，也应该准备一份详细的产品安全包装说明书提供给对方，并事先要与服务商签订一份协议，指明哪些展品容易损坏，注明万一出现搬运过程中的事故时的违约责任和赔偿金额。
2、明确岗位责任，合理分配人手
要确保撤展万无一失，另一个重要方面就是根据实际需要来分配人手，明确每个人的职责范围。通常得安排一名参展人员负责装箱，他的主要任务是保证展品装箱迅速、准确并兼顾展品安全。而另要有一人负责办理退展手续，并将所有的租用展具归还、相关费用结清等问题，最关键的是要从组展商处拿到出门条，才能确保所有展品顺利离场，所以应尽量安排经常参展的老手负责这项工作。当展品离场后，就要注意与承运商保持沟通，了解运输情况。如果中途需要转运，最好能安排一位年富力强的员工全程押运。